Knowledge Management System (KMS)

Knowledge is the new currency, la connaissance est la nouvelle monnaie, dit-on, vous conviendrez avec moi que le poids des entreprises de notre ère s’appuie beaucoup plus sur l’expertise et la connaissance que sur la possession des ressources matérielles.

Si vous en doutez, Elite Knowledge est certainement le meilleur exemple, cette académie en pleine gestation est essentiellement basée sur le principe de la collecte et le partage de la Connaissance. C’est d’ailleurs pour cela que vous venez lire cet article n’est-ce pas ?

Pour les lecteurs de la bible, voire pour ceux qui l’auraient déjà entendu, la célèbre phrase : « mon peuple périt parce qu’il lui manque de la connaissance. (Osée 4:6) »

Que vous l’acceptiez ou non, la connaissance est devenue la monnaie actuelle, quel qu’en soit le secteur : les plus influents sont ceux qui en connaissent certainement plus que vous. Les plus audacieux le diraient : votre point faible est certainement celui où votre connaissance se limite.

Parlant donc de la connaissance dans le contexte des entreprises, compte tenu du fait que nous sommes tous d’accord sur le fait qu’elle soit l’élément central de la croissance au sein d’une organisation, il se pose alors un problème, un élément qui empêcherait son déploiement sur long terme. Voici donc comment nous exposons cette issue : la connaissance devant être détenue par l’humain qui lui même n’est pas éternel, ni constant, il est donc impératif que cette connaissance sache se transmette efficacement.

C’est exactement ce que l’on appelle par : la Gestion des Connaissances. Elle consiste donc à stocker, collecter et distribuer de la connaissance au sein d’une organisation, d’une communauté.
Ce concept ne date pas d’aujourd’hui : nos ancêtres d’Afrique l’avaient déjà devancé. L’on comprend donc pourquoi les parents racontaient des histoires à leurs enfants autour d’un feu de manière à garantir la pérennité des valeurs culturelles, morales et religieuses.

Autre temps, autre mœurs… L’évolution technologique actuelle étend le concept du KM (Knowledge Management, Gestion des Connaissances) vers le KMS (Knowledge Management System, Système de Gestion des Connaissances).

Gardez votre calme, nous aborderons ce sujet calmement tout au long de cet article.

Comprendre le KMS

Étant un concept beaucoup plus spécialisé, le KMS (Knowledge Management System) est un Système informatique au travers duquel la connaissance peut être stockée, sécurisée et distribuée au sein d’une Communauté.
Ses avantages peuvent se présenter selon deux volets : interne et externe.

Sur le plan l’interne d’une communauté

L’avantage principal de ce système est qu’il permet par ex., en cas de recrutement d’un nouveau personnel, une mise à niveau beaucoup plus rapide de manière à assurer la productivité des employés. Ainsi donc, en cas de démission ou d’indisponibilité d’anciens membres expérimentés d’une entreprise, l’efficacité globale risquerait moins d’être affectée à cause de l’existence d’une base vers laquelle les nouvelles recrues peuvent se référer et continuer les tâches sans beaucoup d’interruption.

D’autre part, l’existence de ce système résoud plus ou moins le problème de la concurrence, par ex, le fait que certains membres ne soient pas ouverts à en former d’autres pour des raisons d’estime au sein des équipes.

Sur le plan externe

De surcroît, le KMS présente l’avantage de faciliter la relation client. En effet, il peut être associé à de l’intelligence Artificielle ou à une documentation explorable par les clients, leur permettant ainsi d’avoir une référence auprès de laquelle ils peuvent trouver des réponses à leurs questions concernant soit l’utilisation d’un produit, ou même sur l’entreprise en général.

Technologies du KMS

Il existe plusieurs technologies pouvant faciliter l’implémentation de ce système, en l’occurrence :

• Instauration d’une base des données
• Mise en place des documentations facilement exploitables…
• Content Management System : tel que WordPress (le cours est disponible sur le site d’Elite Knowledge)
• Usage de l’IA (Machine Learning) pour automatiser les réponses et le stockage des informations.

Performances et limites du KMS

Le KMS représente un outil optimal puisqu’il stocke plus facilement de l’information dite explicite : celle-ci peut être codée, écrite et facilement retransmise, par ex : le nombre de personnes ayant payé pour un cours chez Elite Knowledge.

Par contre le défi majeur reside dans la transmission de l’information dite : implicite. En effet, une information implicite est celle liée à la compréhension de chaque personne, et ne peut facilement pas être codée et retransmise sur un système, par ex. : l’expérience d’un employé sur le comportement à avoir envers les clients.

Le KMS étant un système robuste appelé à évoluer, son implémentation requiert une participation active de chaque membre d’une entreprise. Il s’agit donc d’une culture que chaque maillon de l’entreprise est censé perpétrer.

Conclusion

Myles Munroe pouvait le dire : le lieu le plus riche est sans doute le cimetière… il serait peut-être triste de l’entendre, mais la gestion et la conservation de la connaissance restera toujours un élément majeur inhérent à la croissance des communautés. Grâce aux technologies du KMS, nos communautés actuelles devraient réfléchir sur comment la conserver et la retransmettre au fil des générations.